Nel complesso e sfaccettato mondo del mercato fieristico italiano ed internazionale, il fulcro dell’argomento è la partecipazione. Da sempre, attività di comunicazione e di marketing avvengono sotto il suo tetto e il salone si trasforma presto in un crocevia di scambi e di relazioni.
Perché partecipare a una fiera? Benefici e opportunità
Benefici e opportunità che le fiere offrono sono legate al coinvolgimento di migliaia di persone che provengono non solo dall’Italia, ma da tutto il mondo, creando una ramificazione di interessi, contatti, networking e business. Proprio per questo, chi sceglie di partecipare e rendersi visibile in fiera, utilizza una strategia, investendo tempo, risorse ed energie. Partecipare ad una fiera rappresenta un’occasione imperdibile per stringere nuovi rapporti, allacciare contatti e mantenerli nel tempo. Instaurare relazioni con clienti, aziende del settore e fornitori diventa indispensabile per affermare la propria posizione sul mercato. Inoltre, presentare i propri prodotti o servizi ad una clientela differenziata, aiuta a consolidare e a pubblicizzare il brand. Da anni, Esplora è in prima linea nell’ambito di esperienze fieristiche innovative e di impatto. Attraverso creatività, artigianalità, competenza logistica, il team di Esplora collabora a stretto contatto con i clienti per comprendere l’identità del brand e gli obiettivi di marketing.
Pianificazione e definizione degli obiettivi
Come organizzare la presenza in fiera? Organizzare la presenza in fiera spesso risulta essere più complicato del previsto. Proprio per evitare dispersioni di tempo, risorse ed energie che abbiamo citato, occorre pianificare e definire gli obiettivi per i quali si vuole essere visti, o ricordati.
Stabilire obiettivi chiari
Gli obiettivi devono essere ben lucidi e chiari nella mente di chi sceglie di partecipare ad una fiera. Obiettivi specifici saranno trasmessi al team e ai clienti in modo altrettanto chiaro. A seconda dell’obiettivo scelto – destinato a creare nuovi contatti, lanciare nuovi prodotti, o a fare branding – si andrà successivamente a definire il budget. In particolare, tra gli obiettivi scelti dalle aziende ci sono:
- l’aumento della visibilità del brand
- la creazione di nuovi contatti o il mantenimento di quelli esistenti
- la pubblicizzazione e il lancio di nuovi prodotti.
Definire il budget
Una volta inquadrato l’obiettivo, si passa alla definizione del budget. Un bilancio dei costi diventa quindi indispensabile e comprende non solo il noleggio degli spazi espositivi, ma anche i costi di allestimento, il trasporto e il montaggio, il sostentamento del personale e i costi investiti nella comunicazione e nella pubblicità.
Selezionare il team
Definire un team con il quale collaborare è un passo altrettanto importante. Il team selezionato rifletterà i valori dell’azienda, contribuendo a veicolarne i messaggi. Compiti, responsabilità e tempistiche saranno divisi tra i componenti del gruppo, in modo da avere chiaro quello che ognuno dovrà svolgere. Un componente potrebbe occuparsi delle presentazioni, un altro delle dimostrazioni pratiche e un altro delle interazioni con i visitatori e della comunicazione. In questo modo, ciascuno saprà esattamente cosa fare e avrà un compito ben definito. Anche affidarsi al servizio di hostess qualificate all’interno della fiera può essere utile per catturare l’attenzione dei visitatori e introdurli nello stand.
Preparazione Pre-Fiera: creare aspettativa e coinvolgimento
Particolarmente legato all’organizzazione della presenza in fiera, è l’aspetto della sua preparazione. Suscitare l’interesse del pubblico diventa quindi fondamentale per coinvolgere, stimolare e creare affluenza. Attraverso una campagna studiata di promozione e marketing mediante social, email e sito web, è possibile generare aspettativa e coinvolgimento, e riempire così il salone.
Allestimento dello stand e branding
Lo stand riflette bene la comunicazione che si vuole lanciare: per cui pensare, progettare ed allestire uno stand diventa un’attività imprescindibile alla riuscita dell’evento. Partendo dai valori, dalla personalità e dagli obiettivi di ciascun brand, Esplora trova soluzioni originali e innovative per trasformare un’idea in un allestimento visivamente sorprendente e strategicamente efficace. Esplora rende lo stand e l’esperienza in fiera unica, attraverso una consulenza personalizzata, l’uso di software di progettazione sofisticati e l’attenzione per i dettagli.
Creare un’esperienza memorabile per i visitatori
Affinché l’esperienza dei visitatori sia memorabile, occorre lasciare il segno. E come farlo? Innanzitutto, dall’accoglienza, con la presentazione dei prodotti, che devono essere ben esposti e in ordine. Poi, con la disponibilità di spazi per il networking, per ottimizzare i flussi dei visitatori e creare un percorso fruibile e funzionale. L’illuminazione è importantissima per creare l’atmosfera desiderata. E anche l’aspetto visivo deve essere valorizzato da grafiche, colori, loghi e testi in grado di attirare l’attenzione. Schermi e supporti multimediali interattivi migliorano l’esperienza dei visitatori, rendendola più coinvolgente.
Pratiche burocratiche e logistica
Durante la fiera, il team di Esplora garantisce un’esperienza unica, garantendo supporto e soluzione immediata ad ogni inconveniente o imprevisto. Aspetti burocratici come modulistica, documenti doganali, permessi e approvazioni saranno interamente gestiti, in modo da garantire un evento senza pensieri. Il trasporto viene gestito con un occhio di riguardo per i materiali e gli arredi preziosi o più delicati. L’imballaggio, utile per prevenire eventuali danni, viene fatto con cura, così come con cura viene scelto il fornitore di servizi logistici a cui affidarsi. Una volta conclusa la fase di trasporto, consegna e scarico avvengono sul luogo dell’evento, in coordinamento con l’organizzazione della fiera.
Consigli per la gestione dei contatti e networking
Grazie a strumenti come i social network, la raccolta dei contatti, biglietti da visita digitali e moduli sui tablet è possibile gestire e mantenere nel tempo in modo più fluido i contatti. Attraverso un sistema CRM è possibile gestire al meglio i contatti, organizzandoli, inserendoli nelle liste e inviando inviti e ringraziamenti.
Post-Fiera: follow-up e valutazione dei risultati
Una volta conclusa la fiera, il lavoro non è finito. Inviare messaggi ed email personalizzati ai contatti registrati per ringraziarli della presenza e proporre un incontro di approfondimento diventa un’ottima occasione per raggiungere potenziali clienti. I costi di una fiera tra stand, compenso all’ente fiera, personale di supporto, vitto, alloggio, sono abbastanza certi. Diverso è capire il valore di un potenziale cliente, che si calcola in base al valore dell’acquisto che il cliente fa e al suo life time value. Ulteriori dati vengono forniti dal numero di visitatori in fiera, dal numero dei contatti che si riescono a raggiungere, dalla percentuale dei contatti che sfocia in una vendita e dal margine di contribuzione medio sui prodotti. In questo modo si può fare una stima della redditività dell’investimento in fiera.
Dalla progettazione dello stand alla logistica: scopri i servizi di Esplora per una presenza in fiera efficace
Esplora offre un servizio all-inclusive: dalla progettazione dello stand alla realizzazione, dalla logistica alla gestione della presenza in fiera. Dopo un accurato studio delle aziende – dalla storia ai prodotti e al tipo di comunicazione – da parte degli architetti, si passa alla fase di progettazione, dove Esplora funge da collegamento tra l’azienda e il pubblico. Contatta Esplora per avere maggiori informazioni e richiedere una consulenza personalizzata.
